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第6篇高手秘籍篇
提示正在检测要安装的打印机驱动程序，即将开始安装，请稍等。
稍等片刻后，系统提示请确认打印机已打开并连接至计算机USB端口。此时，需要确认打印机已连接电脑，然后按下打印机的按钮，应用程序将会开始安装。
安装完成后，弹出提示对话框，单击按钮，即完成安装打印机驱动的操作。
20.1.2连接办公室的打印机
如果自己的电脑没有连接打印机，用户可以连接办公室里其他同事的打印机，这样就可以使用自己的电脑打印文件。在连接前，首先需确保要连接的打印机已被设置为共享。只有满足该条件，才能连接办公室的打印机。
单击任务栏中的按钮，在开始菜单中选择选项。
弹出窗口，在其中单击链接。
弹出窗口，在其中单击按钮。
弹出对话框，选择选项。
提示若打印机连接在用户自己的电脑上，用户需选择选项。
弹出对话框，在列表框中会显示出所有已设置为共享的打印机，选择要连接的打印机，单击按钮，即完成连接操作。
20.2打印Office文件
本节视频教学录像：7分钟
用户需要掌握打印Office文件的技巧，包括打印Word文档、Excel工作簿以及PPT文稿的技巧，从而提高工作效率。
20.2.1打印Word文档技巧
本节主要介绍打印Word文档的技巧，包括打印前进行打印预览、打印当前文档以及自定义打印内容等。
1.打印预览
在打印文档之前，最好先使用打印预览功能查看即将打印文档的效果，以免出现错误，浪费纸张。
打开随书光盘中的“素材\Ch20\育儿指导指南.docx”文档。
选择选项卡，在左侧列表中选择选项，进入界面，在右侧即可预览打印效果。
2.打印当前文档
当用户在打印预览中对所打印文档的效果感到满意时，就可以对文档进行打印。具体的操作步骤如下。
接上面的操作，在区域中单击按钮，在弹出的下拉列表中选择打印机。
在微调框中设置需要打印的份数，如输入“2”，然后单击按钮，即可打印当前文档。
3.自定义打印内容和页面
打印文档时，可以自定义要打印的内容及页面，具体的操作步骤如下。
接上面的操作，在区域中单击按钮，在弹出的下拉列表中选择选项，即可只打印当前选中的页面。
在下方的文本框中输入要打印的页码，如输入“1,3”，即可只打印第1页和第3页。
提示连续页码需要使用英文半角连接符，如输入“4-7”表示打印第4页到第7页的内容。不连续的页码需要使用英文半角逗号分隔，如输入“4-7,10”，则表示打印第4页到第7页、第10页的内容。
若要打印特定的内容，只需在文档中选择要打印的内容，然后进入区域后，在下拉列表中选择选项即可。
20.2.2打印Excel工作簿技巧
本节主要介绍打印Excel表格的技巧，包括打印行号和列标、网格线、指定数据等。
1.打印行号和列标
在打印Excel表格时可以根据需要将行号和列标打印出来，具体的操作步骤如下。
打开随书光盘中的“素材\Ch20\成绩表.xlsx”文件，选择选项卡，在弹出的界面左侧选择选项，进入界面，在右侧即可预览打印效果。默认情况下并不打印行号和列标。
单击按钮
弹出对话框，在选项卡下组中选择复选框，然后单击按钮。
进入界面，此时在打印预览区域中会显示出行号列标。
2.打印网格线
在打印Excel表格时默认不打印网格线，如果表格中没有设置边框，可以在打印时将网格线显示出来，具体的操作步骤如下。
接上面的操作，再次返回主界面，单击选项卡下组中的按钮，弹出对话框，在选项卡下组中选择复选框，然后单击按钮。
提示若选择复选框，可以灰度的形式打印工作表。若选择复选框，可以节约耗材，提高打印速度，但打印质量会降低。
进入界面，此时即可查看显示网格线后的打印预览效果。
3.打印指定数据
在打印Excel表格时，可以只打印指定的数据，而非全部数据，具体的操作步骤如下。
接上面的操作，再次返回主界面，在工作表中选择要打印的数据，如选择单元格区域A2:D5。
选择选项卡，在弹出的界面左侧选择选项，进入界面，单击按钮，在弹出的下拉列表中选择选项。
此时在右侧的打印预览区域中可以看到，只会打印出选定的数据。
20.2.3打印PPT文稿技巧
本节主要介绍打印PPT演示文稿的技巧，包括打印PPT的省墨方法以及一张纸打印多张幻灯片等。
1.打印PPT的省墨方法
幻灯片通常是彩色的，并且内容较少。在打印幻灯片时，以灰度的形式打印可以省墨。具体的操作步骤如下。
打开随书光盘中的“素材\Ch20\基础营养学.pptx”文件。
选择选项卡，在左侧列表中选择选项，单击组中的按钮，在弹出的下拉列表中选择选项。
此时在右侧的打印预览区域中可以看到，以灰度的形式显示幻灯片。
2.一张纸打印多张幻灯片
在一张纸上可以打印多张幻灯片，以节省纸张。具体的操作步骤如下。
打开随书光盘中的“素材\Ch20\基础营养学.pptx”文件。选择选项卡，在左侧列表中选择选项，单击组中的按钮，在弹出的下拉列表中可选择版式，如选择选项，选择选项。
此时在右侧的打印预览区域中可以看到，一张纸上显示了2张幻灯片。
20.3复印机的使用
本节视频教学录像：2分钟
复印机是从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的复印品的设备。复印机复印的速度快，操作简便，与传统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主要区别是无需经过其他制版等中间手段，而直接从原稿获得复印品。复印份数不多时较为经济。复印机发展的总体趋势从低速到高速、从黑白过渡到彩色（即从模拟复印机向数码复印机发展）。至今，复印机、打印机、传真机已集多功能于一体。
复印机的使用方法主要是打开复印机翻盖，将要复印的文件放进去，把文档有字的一面向下，盖上机器的盖子，选择打印机上的按钮进行复制。部分机器需要按按钮后，然后再按一下打印机的或按钮进行复制。
20.4扫描仪的使用
本节视频教学录像：4分钟
在日常办公中，使用扫描仪可以很方便地把纸上的文件扫描至电脑中。
目前，大多数办公用扫描仪都是一体式机器，包含了打印、复印和扫描3种功能，可以最大化地节约成本和办公空间。不管是一体机还是独立的扫描仪，其安装方法和打印机相同，将机器与电脑相连，并将附带的驱动程序安装到电脑上即可。下面主要介绍如何扫描文件。
扫描文件先要启动扫描程序，再将要扫描的文件放入扫描仪中，运行扫描仪程序。如果不需要扫描全部文件区域，可通过在扫描程序中拖动虚框的4个角来改变扫描区域。选择扫描区域后，在扫描程序窗口中单击按钮，即可开始扫描文件。
如果要扫描文字对象，可在工具栏中单击工具按钮，选择文字识别对象。
20.5光盘刻录
本节视频教学录像：4分钟
使用电脑中的刻录机，用户可以轻松地刻录各种类型的光盘，如普通数据光盘、镜像光盘、DVD光盘等。
1.刻录准备
在刻录系统盘之前，需要满足3个条件，才能顺利地将系统镜像文件刻录完成，主要包括刻录机、空白光盘和刻录软件。
⑴刻录机。
刻录机是刻录光盘的必要硬件外设，可以用于读取和写入光盘数据。对于很多用户来讲，即便电脑带有光驱，也不确定是否支持光盘刻录。可以采用以下几种办法判断光驱是否支持刻录。
①看外观。
看光驱的外观，如果有DVD-RW或RW的标识，则表明是可读写光驱，可以刻录DVD和CD光盘，如下图所示。如果是DVD-ROM的标识，则表明是只读光驱，能读出DVD和CD碟片，但不能刻录。
②看盘符。
打开窗口，看光驱的盘符，如果显示为DVD-RW或DVD-RAM，则支持刻录。如果显示为DVD-R或DVD-ROM，则不能刻录。
③看设备管理器。
右键单击图标，选择
⑵空白光盘。
如果要做一张系统安装盘，首先要看系统镜像的大小，如果是WindowsXP，用户可以考虑使用MB容量的CD；如果是Windows7\8.1\10的系统镜像，建议选用4.7GB的DVD光盘。另外，在光盘选择上，会看到分为CD-R和CD-RW两种类型。CD-R的光盘仅支持一次性的刻录，而CD-RW的光盘支持反复写入擦除。如果仅用来做系统盘，建议选用CD-R类型的光盘，价格相对便宜。
⑶刻录软件。
除了买光盘刻录机之外，还必须要安装CD光盘刻录软件，如Easy-CDPro、Easy-CDCreator、Nero、WinOnCD等，或者是DVD刻录软件，如（UltraISO）软碟通、Nero等，这些都是常用的刻录程序。读者可以根据需要在相应的网站中下载。
2.开始刻录
刻录机、光盘和软件准备好后，就可以刻录了。本节主要介绍如何使用UltraISO（软碟通）制作系统安装盘。
下载并解压缩UltraISO软件后，在安装程序文件夹中双击程序图标，启动该程序，然后在工具栏中单击
添加系统映像文件后，将空白光盘放入光驱中，然后在工具栏中单击
弹出对话框，在下拉列表中选择刻录机，保持默认的写入速度和写入方式，单击按钮。
提示选中复选项，可以在刻录完成后，对写入的数据进行校验，以确保数据的完整性，一般可不作勾选。另外，如果光盘支持反复写入和擦除，可以在该对话框中单击按钮，擦除光盘中的数据。
此时，软件即会进入刻录过程中，如右下图所示。
刻录成功后，光盘即会从光驱中弹出。此时，单击对话框右上角的按钮，完成刻录。
20.6投影仪的使用
本节视频教学录像：2分钟
投影仪，又称投影机，作为大屏幕显示工具，它将电脑的视频信号或者其他视频信号(如电视、DVD等)投射到屏幕上，便于更多人清晰观看。投影仪的显示屏幕可以选择幕布，也可以配合交互式电子白板，从而实现与电脑的互动。其外观如下图所示。
在安装投影仪前，首先应考虑投影仪的放置位置，要在指定的屏幕上投射出大小合适的图像，就要在离屏幕适当距离的地方安装投影仪。不同类型的投影仪投射的图像尺寸各不相同，用户在安装时可参考投影仪生产商提供的“投射距离与图像尺寸表”。
确定投影仪的放置位置后，使用购买投影仪时提供的VGA电线分别连接电脑和投影仪，并接通电源，此时即可使用投影仪，电脑中的图像出现在投影屏幕上。
20.7综合实战——办公设备的日常维护攻略
本节视频教学录像：3分钟
要想让打印机、扫描仪等办公设备高效、长期为自己服务，就一定不能忽视对它的日常保养和维护工作。
20.7.1打印机日常保养与维护
无论用户使用哪种类型的打印机，都必须严格遵守以下几点注意事项。
⑴放置要平稳，以免打印机晃动而影响打印质量，增加噪音，甚至损坏打印机。
⑵不放在地上，以免灰尘积累。
⑶不使用打印机时，要将打印机盖上，以防灰尘或其他脏东西进入，影响打印机械性能和打印质量。
⑷不要在打印机上放置任何东西，尤其是液体。
⑸在拔插电源线或信号线前，应先关闭打印机电源，以免电流损坏打印机。
⑹不要使用质量太差的纸张，如太薄、有纸屑或含滑石粉太多的纸张。
⑺清洗打印机时要关闭打印机开关，并用干净的软布进行擦拭，不要让酒精等液体流入打印机，并且尽量不要触及打印机内部的部件。
此外，下面再介绍一些针对不同类型的打印机的注意事项。
1.针式打印机
针式打印机是通过打印针击打色带来完成打印的，因此，保证打印针的安全就很重要。针式打印机在日常维护中应注意以下一些事项。
⑴装纸时要平稳端正，否则就会形成折皱，轻则浪费纸张，重则造成断针。
⑵打印不同厚度的纸张（如卡片、蜡纸或多层票据）时，要调整纸张厚度的调节杆，使打印头与胶辊的距离与纸张相适应。
⑶打印连续的打印纸时，要将打印纸两边的纸孔与送纸器的齿轮装好，并且将打印纸放在合适的位置以免卡纸。
⑷长时间不使用打印机时，要将色带盒（架）从打印机中取下，放在密封的地方，以免色带上的墨水蒸发，缩短色带寿命。